Com o passar dos anos, diversos serviços foram criados e disponibilizados na Web, visando aumentar a produtividade, além de auxiliar empresas de diversos tamanhos a trabalharem melhor em equipe.

Um destes serviços é a suíte de escritório Google Docs, que está cada vez mais poderosa para uso individual e em equipes.

No artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre como esta solução da Google pode te ajudar a obter um ótimo resultado de trabalho em equipe para seu negócio.

Conheça as aplicações da G-Suite

Antes de falarmos sobre todos os benefícios e usos do Google Docs para auxiliar no trabalho em equipe, acho interessante que você conheça a G-Suite e todos os aplicativos que ela oferece.

  • Gmail: bem, não podemos falar dos serviços do Google sem falarmos de um dos mais famosos clientes de e-mail do mercado, o Gmail. Ele é a porta de entrada no mundo Google, visto que através dele, você tem acesso a todos os apps.
  • Google Chats: o Google Chats é um aplicativo similar ao Slack ou Discord, voltado para a comunicação entre equipes que podem enviar mensagens privadas a outros companheiros, ou até mesmo em grupos restritos, chamados Workspaces.
  • Google Drive: o Google drive é um serviço de armazenamento em nuvem bastante conhecido ao redor do mundo. Ele é o hub da maioria das aplicações de escritório existentes na G-Suite.
  • Google Docs: vamos abordar o Google Docs como a suíte de escritório online do Google, que oferece aplicativos para a criação de textos, planilhas e apresentações, ambos de forma gratuita e online.
  • Google Agenda: como o próprio nome sugere, a Agenda é um aplicativo de calendário que te permite criar eventos, lembretes e tarefas em um calendário online que pode ser sincronizado com seus dispositivos.
  • Google Contatos: o aplicativo de contatos do Google permite aos usuários criar uma lista de contatos com informações como endereço, e-mail e numero de telefone para uso em celulares e outras aplicações da companhia.
  • Google Keep: o Google Keep é um aplicativo de anotações simples que permite a você criar notas e listas de tarefas. Assim como os outros aplicativos da Google, ele pode ser integrado a outras soluções da empresa.

Google Docs, uma suíte de escritório voltada a produtividade

Ter documentos que precisam ser acessados por vários colaboradores de uma empresa pode ser uma tarefa complicada e eu sei bem disso, pois trabalho como suporte técnico em um escritório de minha cidade.

Durante algumas de minhas visitas técnicas, sempre me deparo com cenas de um colaborador precisando salvar e fechar uma planilha do Microsoft Excel para que outra pessoa realize uma mudança. Embora seja o jeito que eles preferem para trabalhar, me traz uma certa dorzinha no coração ver estes minutos perdidos.

Utilizo o Google Docs como minha principal suíte de escritório há cerca de dois anos (tempo em que eu entrei para o projeto Diolinux) e após me acostumar com a facilidade que a solução do Google oferece, não consigo voltar a outras soluções do mercado.

A vida sem o Google Docs

Para te explicar como o Google Docs pode aumentar sua produtividade, vou utilizar a equipe do blog Diolinux como exemplo. Em uma situação hipotética onde utilizamos uma suíte de escritório offline.

Nossa equipe é composta por 9 pessoas divididas em 6 estados diferentes, vamos supor que eu esteja escrevendo um artigo grande, como o guia de pós-instalação do Ubuntu 22.04 e após finalizar a escrita, preciso enviá-lo para revisão.

Para isso, eu salvo o arquivo em meu computador, renomeio ele para que o Edson (editor-chefe e revisor) possa saber do que se trata o artigo, logo após isso, abro meu cliente de e-mail e realizo o envio para ele.

Após a confirmação de que ele recebeu o arquivo, aguardo por algumas horas até o fim da revisão, onde recebo o arquivo em meu e-mail com as correções que devem ser feitas para ele poder ser agendado no blog ou passe por uma segunda revisão.

Imagine esta tarefa para vários artigos mensais de 4 redatores diferentes, de cidades diferentes, um pouco cansativo e improdutivo, não?

Como usamos o Google Docs no blog?

Agora, vou contar como funciona nossa rotina de escrita e revisão. A equipe do blog Diolinux, possui um Google Drive particular, onde separamos as várias atividades que a empresa Diolinux realiza (Blog, Instagram, Podcast, YouTube e Diolinux Play).

Na pasta do Blog, cada redator possui uma pasta pessoal, onde nós criamos os artigos e realizamos upload das imagens incluídas nos artigos, ao finalizarmos a escrita, geramos um link que é enviado para revisão.

Após as revisões feitas, temos comentários sobre mudanças que devem ser realizadas para a publicação e através deste mesmo link, qualquer pessoa do blog possui acesso para ler o artigo e até mesmo realizar novas sugestões para deixar o conteúdo ainda mais completo.

Notou alguma diferença na forma de trabalho com o Google Docs? Além de um parágrafo a menos na explicação, cortamos a necessidade de enviar e receber os arquivos via e-mail, fora que qualquer pessoa da equipe com acesso ao link pode ler e sugerir, sem a necessidade de pedir uma cópia do arquivo original ao criador.

Porque usar o Google Docs?

Bem, como dito no tópico acima, o Google Docs permite que diversas pessoas acessem um documento simultaneamente, o criador do arquivo pode definir permissões customizadas para cada pessoa que precisa ter acesso.

Fora isso, a suíte de escritório possui acesso a aplicativos como o Google Keep e a Agenda do Google, para aumentar sua produtividade durante a criação de um arquivo, que pode te ajudar a economizar alguns cliques para criar uma nota rápida ou acessar a agenda para conferir o próximo evento.

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Além disso, você ainda possui acesso a uma série de extensões da G-Suite que podem aumentar e muito sua produtividade individual e em equipe.

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Integrando alguns serviços do Google com Linux

Se você utiliza distribuições Linux que contam com a interface GNOME, Cinnamon ou KDE que possuem integração com as contas Google, você pode garantir acesso rápido ao Google Drive em seu explorador de arquivos e até mesmo sincronizar o aplicativo de calendário do sistema com a agenda do Google.

Aqui no blog Diolinux já escrevemos um super artigo que te mostra como usar o Google Drive para melhorar sua produtividade e como o Google Drive é o marco zero do Google Docs, ler este artigo pode te ajudar a ter uma perspectiva maior sobre o tema deste artigo.

Você utiliza alguma solução do Google? Já pensou em utilizar o Google Docs para trabalhar em equipe?

Até o próximo artigo!


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