Nos últimos anos, o mercado de trabalho passou por mudanças significativas, especialmente com a crescente necessidade de realizar tarefas de maneira online. Com isso, a demanda por ferramentas de produtividade que integrem e-mails, calendários, conferências e documentos se tornou cada vez mais importante. Gigantes como Google e Microsoft oferecem suas próprias soluções, mas o que muitos ainda não conhecem é o Zoho Workplace, uma plataforma igualmente eficiente, mais acessível e que vem ganhando destaque por suas funcionalidades.
Neste artigo, exploraremos o que é o Zoho Workplace, suas principais ferramentas e como elas podem facilitar o seu trabalho diário.
O que é o Zoho Workplace?
O Zoho Workplace é uma plataforma integrada de produtividade que unifica e centraliza as principais ferramentas necessárias para o dia a dia de uma empresa. Composta por oito aplicativos—e-mail, gerenciamento de arquivos, chat, planilhas, processador de texto, apresentações, intranet social e conferências — o Zoho Workplace oferece uma solução completa para quem busca eficiência e organização no ambiente de trabalho online.
A seguir, detalharemos as funcionalidades mais úteis desta plataforma, que certamente podem revolucionar a maneira como você trabalha.
Zoho Mail: Mais do que uma simples caixa de entrada, um email corporativo completo
O Zoho Mail é muito mais do que apenas uma ferramenta de e-mail. Ele oferece funcionalidades avançadas que aumentam a segurança e a eficiência no gerenciamento de comunicações importantes.
Secure Email
Se você lida com informações sigilosas, o recurso “Secure Email” é uma grande ajuda. Com ele, o destinatário do seu e-mail não pode encaminhar, copiar, imprimir ou até mesmo fazer download da mensagem. Além disso, você pode definir uma data de expiração para o conteúdo, garantindo que ele fique acessível apenas pelo tempo necessário.
Lembretes automáticos
Quantas vezes você já enviou um e-mail importante e ficou ansioso aguardando uma resposta? O Zoho Mail resolve esse problema com a funcionalidade de lembretes automáticos. Você pode configurar para receber notificações em horários específicos ou em caso de ausência de resposta, eliminando a necessidade de ficar verificando a caixa de entrada constantemente. Também é possível enviar lembretes automáticos ao destinatário, reforçando a importância de uma resposta rápida.
Compartilhamento de rascunhos
Para quem trabalha em equipe, o Zoho Mail permite compartilhar rascunhos de e-mails com outros membros, facilitando o processo de revisão e colaboração. Em vez de copiar e colar trechos de e-mails em outros aplicativos de chat, você pode manter toda a comunicação centralizada na própria caixa de entrada.
Zoho Cliq: Comunicação simplificada com equipes externas
O Zoho Cliq é a ferramenta de chat corporativo integrada do Zoho Workplace, ideal para manter a comunicação fluida e organizada, tanto com membros internos quanto com equipes externas.
Se você precisa colaborar com profissionais que não fazem parte da sua empresa, pode criar canais externos no Zoho Cliq. Isso permite que você converse com esses profissionais de maneira muito mais eficiente, sem a necessidade de e-mails intermináveis e sem comprometer a segurança do seu chat interno. Os canais externos garantem que a comunicação seja clara, organizada e segura.
Zoho WorkDrive: Armazenamento e compartilhamento de arquivos sem limitações
O Zoho WorkDrive é a solução de armazenamento e gerenciamento de arquivos da plataforma, projetada para facilitar o compartilhamento seguro de documentos e outros tipos de arquivos.
Área de coleta de arquivos
Além de ser um espaço seguro para armazenar seus próprios arquivos de trabalho, o Zoho WorkDrive oferece uma funcionalidade chamada “Área de Coleta de Arquivos”. Com ela, você pode criar um espaço dedicado para que pessoas de fora da sua empresa enviem arquivos diretamente para você. Isso é extremamente útil em situações como a coleta de documentos para assinatura ou a recepção de vídeos para publicação nas redes sociais da empresa. E o melhor de tudo: você pode personalizar essa área, definindo onde os arquivos serão armazenados, quais informações o remetente deve fornecer e até mesmo limites de tamanho e quantidade de arquivos.
Zoho Calendar: Organização total do seu dia a dia
O Zoho Calendar vai além da simples marcação de compromissos. Ele integra-se de forma inteligente com outras ferramentas do Zoho Workplace, permitindo que você crie eventos e os associe diretamente a tarefas e notas.
Ao criar um novo evento no Zoho Calendar, você pode automaticamente gerar uma tarefa e uma nota associada ao evento. Isso significa que, ao agendar uma reunião pelo Zoho Meeting, por exemplo, o sistema cria uma tarefa correspondente com o mesmo nome e data, além de uma nota onde você pode registrar tudo o que for discutido. Essa integração torna muito mais fácil manter o controle das suas responsabilidades e anotar pontos importantes durante seus compromissos.
Zoho Writer: Documentos com funcionalidades avançadas
O Zoho Writer é o processador de texto da plataforma, que oferece funcionalidades avançadas de edição, além de alguns extras.
Inserção de mídia e códigos QR
Além das opções tradicionais de formatação de texto, o Zoho Writer permite inserir vídeos de plataformas como YouTube, Vimeo e Daily Motion diretamente no documento, o que é ideal para apresentações e relatórios interativos. Você também pode adicionar códigos QR e códigos de barras, facilitando a criação de documentos que precisam ser lidos por dispositivos móveis ou scanners.
Campos preenchíveis e dados dinâmicos
Outra funcionalidade poderosa é a possibilidade de adicionar campos preenchiveis em documentos, como formulários. Com apenas alguns cliques, você pode criar campos para inserção de números, e-mails e telefones, entre outros. Além disso, o Zoho Writer permite adicionar dados dinâmicos que se atualizam automaticamente conforme você altera o documento, como contagem de páginas, nome do autor e versão do documento.
Por que escolher o Zoho Workplace?
O Zoho Workplace é uma solução completa e acessível para empresas de todos os tamanhos, oferecendo uma gama de ferramentas integradas que facilitam desde a comunicação interna até o gerenciamento de documentos e arquivos. Suas funcionalidades avançadas, destacam a plataforma como uma opção poderosa para quem busca eficiência e segurança no trabalho online. Tudo isso faz dele uma alternativa mais econômica, repleta de funcionalidades exclusivas e muito competente em relação ao Microsoft 365 e ao Google Workspace.
Se você deseja transformar sua rotina de trabalho com essas e outras funcionalidades, conheça mais sobre a companhia Zoho, sua história, e entenda porque ela é uma alternativa que preza pela sua privacidade.
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